Знаймо

Додати знання

приховати рекламу

Цей текст може містити помилки.

Документ



План:


Введення

Документ (від лат. documentum - "Зразок, свідоцтво, доказ") - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі [1].

У вузькому сенсі документ - одягнений у письмову форму носій інформації, що засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.

Договір оренди

Офіційне формулювання в законодавстві Росії:

Документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання

- Федеральний закон № 77-ФЗ "Про обов'язковий примірник документів [2]

Важливий вид документів - різні посвідчення, що підтверджують особу людини, її приналежність до якої-небудь організації або дозвіл займатися певною діяльністю.

В інформаційних системах для забезпечення потреб інформаційного пошуку, з одного боку, описується документ як матеріальний об'єкт - сукупністю значень його властивостей (атрибутів, реквізитів), тобто метаданими, з іншого боку, описується зміст інформації, закріпленої на цьому об'єкті - як правило, за допомогою індексів.

Запис інформації на різних носіях за встановленими правилами називається документуванням і являє собою процес створення та оформлення документів. При документуванні необхідно враховувати чинні норми законодавства, компетенцію автора і дотримуватися загальнодержавні правила складання та оформлення документа. Відповідальність та повноваження в області діловодства повинні бути чітко визначені та оголошені.

Сукупність документів, присвячених якомусь питання, явища, процесу, особі, установі і т. п., називається документацією.

Сукупність робіт з документування управлінської діяльності підприємств та організації в них руху документів характеризує термін " Діловодство ".


1. Класифікація документів

Документи розрізняють:

  • За призначенням
    • організаційні документи (Статут, Посадова інструкція, Положення, Штатний розклад, Структура і штатна чисельність);
    • розпорядчі документи (Наказ, Витяг з наказу, Розпорядження, Вказівка, Постанова, Рішення);
    • інформаційно-довідкові документи (Акт, Протокол, Доповідна записка, Пояснювальна записка, Службова записка, Лист, Довідка);
    • обліково-розрахункові (бухгалтерські) документи (Платіжне доручення, Рахунок-фактура, Накладна, Акт тощо);
    • нормативні документи (з позиції правових норм регламентують загальні принципи, правила чи характеристики. Охоплюють такі поняття, як Стандарти, Норми, Правила, Склепіння правил, Регламенти та інші подібні документи);
    • та ін
  • За часом створення - первинні і вторинні ( реферат, анотація, огляд і т. д.)
  • За способом виготовлення - чорновий, білової, електронний, образотворчий, рукописний документ, машинописний, друкований ( брошура, книга, журнал)
  • За типом змісту - текстові, іконічні ( графічні), ідіографіческій ( схеми, карти, ноти), аудіальні, мультимедійні
  • За способом подання - електронний, на паперових носіях
  • За місцем видання - внутрішні, зовнішні
  • За направленням відправки - вхідні, вихідні
  • За поширенням - опубліковані, неопубліковані, непублікуемие, проміжні
  • За необхідності технічних засобів - человекочітаемие, машиночитаних
  • За рівнем секретності - не секретні, секретні, з різним рівнем секретності.

Види обробки документів діляться на семантичні (переклад, реферування, анотування) і несемантіческіе (копіювання, передача, перетворення в іншу форму подання).

Для автоматизації обробки документів з XX століття широко використовуються комп'ютери.

Протягом історії носії інформації змінювалися.

Носієм інформації може бути папір, перфокарта, фотоплівка, компакт-диск, дискета, магнітна стрічка, глиняні таблички і т. п. Документи містять інформацію, що є цінним ресурсом і важливим елементом ділової діяльності. Системний підхід до управління, створюваному на підприємстві документами, дозволяє створити інформаційний ресурс про ділової діяльності, а також забезпечити підзвітність всіх зацікавлених осіб. За змістом документи поділяються на науково -технічні (статті, книги, патенти, технічні звіти і описи), правові (постанови, укази, договори тощо), управлінські (накази, директиви) та ін


2. Функції документів

Документи можуть виконувати такі функції, які умовно прийнято розділяти на три блоки:

  • Інформаційна функція - кожен документ має певної інформаційної "ємністю" - кількістю і якістю інформації, а також повнотою, оптимальністю та актуальністю представленої у ньому інформації.
  • Функції, що забезпечують процес управління
  • Функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

  • Інформаційна - визначається потребою документування, збереження і надання інформації,
  • Комунікативна - документи є засобом обміну інформацією,
  • Соціальна - полягає в фіксації, збереженні і передачі соціальної інформації; документ є не тільки продуктом певних соціальних відносин, а й сам може впливати на ці відносини; соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і життя держави.

Спеціальні функції документа:

  • Управлінська - в ній документ виступає як засіб управління діяльністю,
  • Організаційна - документ встановлює або впорядковує дії учасників правових відносин,
  • Правова - документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права,
  • Загальнокультурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві,
  • Історична - документ є історичним джерелом.

3. Юридичний документ

Юридичний документ - матеріальний носій, оформлений і складений відповідно до вимог чинного законодавства, що створює в осіб права й обов'язки.

Примітки

  1. Велика радянська енциклопедія
  2. Федеральний закон № 77-ФЗ "Про обов'язковий примірник документів" від 23.11.1994 р. (із змінами, внесеними Федеральним законом від 26.03.2008 № 28-ФЗ)

Література


Цей текст може містити помилки.

Схожі роботи | скачати

Схожі роботи:
Темник (документ)
Універсал (документ)
Електронний документ
Документ-камера
Кембриджський документ
Електронна книга (документ)
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru